מינהל תעסוקת אוכלוסיות עובר בשנים האחרונות מהפכה בתחום התשתיות הארגוניות, הפיזיות והדיגיטליות. קצב הגידול בהיקף השירותים והמוטבים מחייב את המינהל להשקיע משאבים רבים בפיתוח יכולות תומכות ומעודדות צמיחה. בתוך כך, ומתוך הבנה כי ניהול באמצעות נתונים הוא מפתח להצלחה, משקיע המינהל רבות גם בפיתוח מערכות דיגיטליות חדשות המאפשרות ליצור תמונת מצב מצרפית ורלוונטית בזמן אמת.

​

משרד העבודה היה מראשוני המשרדים בממשלה שאימצו את תשתית הענן והחלו לפתח מערכות באמצעות חברת SALESFORCE המהווה פלטפורמה רחבה ובעלת מענים ייעודיים, המותאמים למגזר הציבורי, ומאפשרים התמודדות מוצלחת ויעילה על הדרישות של המגזר הציבורי ומשרדי הממשלה. 

​

בשנים האחרונות  משקיע המינהל משאבים רבים בשדרוג תשתיות דיגיטליות ובראשן מערכת מידע אחודה המנוהלת בענן. מערכת ניהול המידע המרכזית, משמשת כבסיס לאיסוף ולניהול הנתונים על משתתפי התוכניות, על הפעילויות, השירותים והמענים ועל התוצאות התעסוקתיות שהושגו. המערכת מספקת תמונה מקיפה ומתעדכנת של פעילות המינהל, ומאפשרת לזהות מגמות, לנתח את השפעת התוכניות ולשפר את יעילותן. מדובר בשלב הטמעה ראשוני ולאחריו מתוכננים פיתוח נוספים שמטרתם שיפור וייצוב המערכת הקיימת, לרבות פיתוח מערכי BI אשר יסייעו לנתח את הנתונים הגולמיים המוזנים במערכת לכדי זיהוי מגמות מאקרו ואפיון אפקטיביות בשירותים הניתנים. בימים אלו פועל המינהל לאפשר חיבור של מערכות חיצוניות למערכת המידע המרכזית, במטרה לייעל ולשפר את אופן ניהול הקשר עם מועמדים, מתעניינים, משתתפים ומעסיקים.

​

גם למפעילי תוכנית התעסוקה תפקיד מרכזי בדיגיטציה של השירותים ובניהול מבוסס נתונים. כלים מוכרים מהעולם העסקי כגון צ'אטבוט לייעוץ ראשוני וליצירת לידים חדשים, השלמת מידע אודות משתתפים באופן מקוון, שאלונים דיגיטליים לאפיון צרכים לצורך מתן מענה מותאם של משתתפים ולמעקב אחר התקדמות המשתתפים, תיאום וקיום פגישות מרחוק, ועוד קיימים כבר באופן שוטף בחלק מן התכניות וכחלק ממפעילות התוכניות. בנוסף, מפעילי תכניות יוזמים פרויקטים של ניתוח נתונים עצמאיים, כדי לענות על שאלות ספציפיות הקשורות לפעילותם.

​

במקביל, המינהל מלווה על-ידי חברות בקרה וחברות לייעוץ כלכלי המסייעות בתהליכי בקרה, תקינות ואפקטיביות באמצעות  דוחות ביצוע תקופתיים בהתבסס על יעדים תקופתיים שהוגדרו, ומקפיד גם לבצע מחקר מלווה לכל פעילות, לביצוע מחקרי אפקטיביות של השירותים המוצעים על ידי תוכניות המינהל השונות. שאלת האפקטיביות גם היא נבחנת באופן שוטף בכדי לדייק אותה ולדייק את האופנים בהם מזהים אותה בפעילות המינהל. שאלות לגבי מדדי תוצאה נבחנות באופן רציף, למשל הקשר שבין עלות למשתתף לעומת זמן עד להשמה בפועל. פעולות אלו נועדות להביא למימוש המלא ביותר האפשרי של מטרות העל שלשמן המינהל ותוכנותיו קיימים.

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

​

העלו בדמיונכם תכנון רשת תחבורה ציבורית יעילה. כדי לתכנן רשת כזו, יש צורך באיסוף נתונים רבים ומגוונים: תנועת נוסעים, זמני נסיעה, מיקום תחנות, ועוד. על בסיס נתונים אלה, ניתן לתכנן קווים חדשים, לשנות את תדירות האוטובוסים ולהקצות משאבים בצורה יעילה יותר. באופן דומה, מינהל תעסוקת אוכלוסיות אוסף נתונים על משתתפי התוכניות, על הצלחת והאפקטיביות של התוצאות והתפקוד, ועל מגמות בשוק העבודה, בין היתר באמצעות נתונים מינהליים אשר מקורם בביטוח הלאומי. נתונים אלה מאפשרים למינהל לתכנן מענים מותאמים ולהקצות משאבים בצורה יעילה יותר למענים המוכחים כאפקטיביים ביותר בשיפור סיכויי ההצלחה של המשתתפים ברמת הפרט ובקידום אוכלוסיות היעד ברמת הכלל. הצלבה בין נתוני המפעילים, נתוני הבקרה והנתונים המינהליים מאפשרת קבלת תמונת מצב אמפירית המסייעת בתכנון המדיניות ויישומה באופן מושכל ומבוסס נתונים.

​

חברת נת"ע תיארה את האתגר היטב בסלוגן שמלווה את פעילותה - "קשה עכשיו, הקלה אחר כך". המעבר לניהול מבוסס נתונים דומה לבניית תשתיות תחבורה: בתחילה ישנה תקופת בנייה, בה שוררת אי נוחות ומתרחשות הפרעות לשגרת החיים והעסקים, באופן שמפר את האיזון שהתקיים. עם זאת, ובראייה מפוכחת וארוכת טווח, כאשר התשתית התחבורתית מתחילה לפעול, היא משפרת את איכות החיים של התושבים, העסקים והאקו-סיסטם כולו כך גם במינהל, המעבר לניהול מבוסס נתונים אינו נטול אתגרים. בין היתר, יש צורך בהשקעה משמעותית במשאבים, בהכשרת עובדים ובשינוי התרבות הארגונית באופן כוללני. כל אלו דורשים סבלנות רבה מכל הנוגעים בדבר. לרבות המשרד. ההזדמנויות הגלומות בניהול מתקדם ומבוסס נתונים הן רבות. ניהול מבוסס נתונים הוא כלי רב עוצמה לשיפור יעילות התוכניות, להשגת תוצאות טובות יותר ולהשגת השפעה חיובית על שוק העבודה בכללותו. המינהל מחויב להמשיך ולהשתפר ולעשות כל מאמץ להעמיד את התשתיות האיכותיות ביותר הנדרשות לביצוע הן בצד המשרד, והן בצד המפעילים.