התהליך מבוצע בשיתוף העובד, בהסכמתו לתהליך ומעורבותו בכל שלביו.

מילוי המתווה הינו בגדר המלצה בלבד ואינו חובה, אך חובת המעסיק לספק התאמות לעובדים הזקוקים לכך עומדת בעינה.

בירור ההתאמות מול העובד נעשה במתכונת של שיחה פתוחה, המתמקדת במטלות שמרכיבות את התפקיד, בירור הקשיים בביצוע אותן מטלות ומה צריך העובד כדי לגשר על הפערים.

הבקשה להתאמות והתחלת תהליך המתווה יכולה להתחיל בעקבות פניה של העובד או ביוזמת המעסיק. הבקשה יכולה להיות מוגשת ע"י העובד בכל שלבי חייו בארגון וגם יותר מפעם אחת, במידה וחל שינוי במצב בריאותו או בתפקידו.

התאמות הן אינן סטטיות והן עשויות להשתנות לאחר התנסות של פרק זמן בהן , שינוי במצב הבריאות של העובד או שינוי במטלות שמרכיבות את התפקיד.

לאחר בחירה והחלטה לגבי ההתאמות, יש לאפשר לעובד לבחון את יעילותן והשפעתן על יכולת הביצוע שלו תוך שמירה על מצב בריאותו.

לעיתים יש להתייעץ עם גורמי מקצוע מומחים לעניין המוגבלות בדבר דיוק ההתאמות והצעה של חלופות. היוזמה לכך יכולה להיות של המעסיק או של העובד.

הליך קביעת ההתאמות עלול לעורר סוגיות של היותן נטל כלכלי או פגיעה במהות התפקיד. היוועצות עם גורמי מקצוע לעניין המוגבלות לגבי חלופות עשויה לפתור קשיים אלו.

ככל שההתאמות המבוקשות ברורות - יש למלא את חלקים א' ו-ג' בלבד. רק במידה ונדרשת חוות דעת המדייקת את ההתאמות הנדרשות יש למלא גם את חלק ב' - חוות דעת של גורם מומחה בתחום המוגבלות או של רופא תעסוקתי. הן המעסיק והן העובד רשאים לערער על חוות דעת הגורם המומחה באמצעות החלק הרלוונטי בחלק ב' של הטפסים.